Phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Phiếu xuất kho ghi chép đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa được xuất ra khỏi kho. Phiếu xuất kho là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa trong kho diễn ra đúng theo quy định, tránh những tổn thất, hao hụt không đáng có gây thiệt hại cho công ty, doanh nghiệp.
Vai trò của phiếu xuất kho:
- Theo dõi, kiểm soát số lượng hàng hóa: Phiếu xuất kho giúp theo dõi số lượng hàng hóa xuất ra khỏi kho, từ đó giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tồn kho, kịp thời bổ sung hàng hóa khi cần thiết.
- Căn cứ cho hạch toán chi phí: Phiếu xuất kho là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
- Căn cứ để thanh toán: Phiếu xuất kho là căn cứ để thanh toán với các nhà cung cấp, khách hàng.
- Căn cứ để kiểm tra, đối chiếu: Phiếu xuất kho là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ khác như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,...
Yêu cầu cần có của một mẫu phiếu xuất kho hàng:
- Thông tin chung:
- Tên doanh nghiệp
- Địa chỉ
- Điện thoại
- Mã số thuế
- Số hiệu phiếu xuất kho
- Ngày tháng năm lập phiếu
- Thông tin về hàng hóa:
- Tên hàng hóa
- Mã hàng hóa
- Số lượng
- Đơn vị tính
- Giá xuất kho
- Thành tiền
- Thông tin về người nhận hàng:
- Tên người nhận
- Địa chỉ
- Lý do xuất kho
- Ký tên xác nhận:
- Người lập phiếu
- Thủ kho
- Kế toán
- Người nhận hàng
Ngoài ra, mẫu phiếu xuất kho có thể có thêm các thông tin khác như:
- Ghi chú
- Điều khoản thanh toán
- Phương thức vận chuyển
- …
Lưu ý khi sử dụng phiếu xuất kho:
- Phiếu xuất kho phải được lập thành nhiều liên để lưu trữ tại các bộ phận liên quan như kế toán, kho, người nhận hàng.
- Phiếu xuất kho phải được lập đầy đủ, chính xác các thông tin.
- Phiếu xuất kho phải được ký tên xác nhận của các bên liên quan.
Kết luận:
Phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần sử dụng phiếu xuất kho một cách hiệu quả để đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa diễn ra đúng theo quy định, tránh những tổn thất, hao hụt không đáng có.
